Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Питьевая вода для нужд офиса: учет и оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Начиная разговор о воде, отметим нормативные требования к ней. Они представляют собой совокупность установленных научно-исследовательскими методами и регламентированных санитарными правилами допустимых показателей радиологического, химического и микробиологического (биологического) состава и органолептических свойств воды, определяющих ее безопасность (опасность) и безвредность (вредность) для здоровья и здорового образа жизни человека.
13 марта Организация оплатила поставщику:
- питьевую воду в количестве 10 шт. на сумму 150 руб. (в т. ч. НДС 20%);
- многооборотную залоговую тару — бутыль для воды 19 л в количестве 1 шт. на сумму 300 руб. (без НДС).
В тот же день поставщик доставил 1 бутыль воды для офиса.
По условиям договора бутыль является возвратной залоговой тарой.
Учетной политикой по БУ предусмотрено, что:
- на забалансовых счетах ведется учет залоговых сумм и чужого имущества;
- запасы, предназначенные для управленческих нужд, признаются в БУ несущественными активами и учитываются в затратах в момент приобретения.
Как оформить документально расходы
Все операции, связанные с осуществлением хозяйственной деятельности компании, должны сопровождаться первичной документацией (закон №402-ФЗ). Такие бумаги могут быть приняты к учету только в том случае, если были составлены по форме, которая присутствует в альбомах форм первичной документации. Если бухгалтеру необходимо составить документ, специальная форма для которого не установлена, в него необходимо включить реквизиты, указанные в законе.
Бумаги, которые требуются для учета сладостей и напитков, приобретаемых для работников и посетителей, представлены в таблице.
| Тип операции | Название документа | Форма |
| Учет после покупки | Товарная накладная | № ТОРГ-12 |
| Приходный ордер | № М-4 | |
| Перемещение продуктов внутри компании | Требование-накладная | № М-11 |
| Осуществление списания питьевой воды | Акт на списание материалов в производство | Форма, которую специалист компании разработал самостоятельно. Она должна быть составлена с учетом требований ФЗ №402-ФЗ |
Чтобы подтвердить обоснованность отнесения воды к расходам, эксперты советуют оформлять внутренние организационно-распорядительные документы. В качестве примера может выступать приказ руководителя. Компания имеет право разработать собственные корпоративные стандарты, в соответствии с которыми выполняется обеспечение работников питьевой водой и сладостями. Действие проводится с целью создания благоприятных условий для осуществления трудовой деятельности.
Бухгалтерское сопровождение обеспечения компании питьевой водой
- Питьевая вода: относится к материальным запасам, используемым для осуществления предпринимательской деятельности, поэтому ее поступление и расход фиксируются в бухгалтерском учете на активном счете 10. По дебету отображается оприходование на склад в корреспонденции со счетом учета расчетов с поставщиками(может быть использован сч. 76 в зависимости от установленных правил учета на предприятии), по кредиту – передача в рабочие подразделения на основании требования-накладной. Для распределения МПЗ по их назначению для учета питьевой воды может быть открыт дополнительный субсчет 10.06.
Примечание! В бухгалтерской отчетности фирмы информация обо всех материальных запасах организации отображается суммарно в 1210 строке баланса. - Возвратная тара: чаще всего договор поставки подразумевает внесение залоговой стоимости за бутыли. Данный платеж не относится к расходам организации и, соответственно, фиксируется в составе дебиторской задолженности контрагентов и на забалансовом счете 009. Сами бутыли могут быть оприходованы на субсчет 10.04 и списаны оттуда при возврате контрагенту.
Примечание! При закупке собственных бутылей право собственности переходит к предприятию, поэтому бухгалтерский учет осуществляется в стандартном порядке закупки материалов. - Кулер:
Если приобретается собственный кулер, то организация принимает его на учет. Так как средняя стоимость кулеров в 2021 году не превышает 20 тыс. рублей, его можно включить в состав материально-производственных запасов фирмы (например, отнести на субсчет 10.09), и расходы по приобретению списать сразу при передаче актива в работу.Если использование кулера оформляется в аренду, то его следует отражать на забалансовом счете (может быть применен 001 счет). Арендные платежи списываются в расходы организации.
Комната для приема пищи
Еще один атрибут современного офиса — это помещение, где сотрудники могут в рабочее время подогреть еду, принесенную из дома, пообедать, а также выпить чаю или кофе. В таких комнатах, как правило, есть холодильник, чайник, микроволновая печь, столы, стулья, посуда и моющие средства.
Довольно часто инспекторы при проверках аннулируют расходы на оборудование и обслуживание офисной кухни, потому что с их точки зрения подобные затраты экономически не обоснованы. Но в Минфине придерживаются иного мнения. В письме от 14.07.11 № 03-03-06/2/112 чиновники разъяснили, что суммы, потраченные на помещение для приема пищи, можно отразить в налоговом учете на основании подпункта 48 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Главное, чтобы офисная кухня не являлась объектом обслуживающего производства и хозяйства, то есть не оказывала платных услуг, в том числе сторонним посетителям (см. «Минфин: затраты на оборудование обеденной комнаты для сотрудников можно учесть при налогообложении прибыли»).
Арбитражная практика по данному вопросу также положительна для налогоплательщиков. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 28.06.12 № А40-50869/10-129-277. Судьи подтвердили, что использование офисной кухни направлено на обеспечение нормальных условий труда, и соответствующие расходы связаны с участием работников в производственном процессе.
Учет питьевой воды: сборник вопросов-ответов
Воде была дана волшебная власть стать соком жизни на ЗемлеЛеонардо да Винчи
Организации-наниматели обеспечивают работников питьевой бутилированной водой. Надо ли в таком случае на ее стоимость начислить страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах? Учитывается ли она при налогообложении прибыли? Что с подоходным налогом? Как отразить расходы на воду в учете? Вопросов не мало, и на них есть ответы.
1. Организовали забег среди своих работников. В рамках этого мероприятия закупили питьевую бутилированную воду. Расходы на нее заложены в смету расходов на проведение мероприятия. Как списать стоимость потребленной работниками воды в бухучете? Надо ли на нее начислить страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах?
Включение расходов на воду при исчислении единого налога
Организациям на ОСН, исчисляющим налог на прибыль, разрешено отнести расходы на воду к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ИП, применяющие ОСН и уплачивающие НДФЛ, также ориентируются на гл. 25 НК РФ. Поэтому ИП такие расходы может включить в профессиональный налоговый вычет. Минфин соглашается с этим (письма от 09.07.2012 № 03-03-06/1/332, от 21.11.2013 № 03-03-06/1/50213).
А вот организациям на УСН Минфин отказал в праве признания затрат на воду в целях исчисления единого налога. Причина этого – отсутствие расходов на организацию нормальных условий труда в закрытом перечне (п. 1 ст. 346.16 НК РФ) (письмо Минфина от 24.10.2014 № 03-11-06/2/53908). Однако суды принимают сторону налогоплательщиков. Так, в Постановлении ФАС УО от 06.10.2008 № Ф09-7032/08-С3 по делу № А47-15449/05 сказано, что данные расходы (при наличии документального подтверждения) можно учесть при УСН, поскольку они направлены на обеспечение нормальных условий труда.
Если организация не готова рисковать – безопаснее не включать эти расходы при исчислении единого налога.
Купили воду, предоставляем чай-кофе – не возникает ли у сотрудников экономической выгоды? Конечно, да.
Но ст. 41 НК РФ связывает налогооблагаемый доход с персонифицированной выгодой (п. 5 Обзора судебной практики по применению гл. 23 НК РФ от 21.10.2015). Иначе дохода, облагаемого НДФЛ, нет.
Практический пример по составлению проводок
Для обеспечения хороших условий труда работников общество с ограниченной ответственности «Спутник» заключило договор поставки с ООО «Вода» на поставку питьевой воды для кулера по стоимости 134 рубля (в т. ч. НДС 18% 20,44 руб.) за бутыль. Всего было заказано 8 бутылей. Также ООО «Спутник» приобрело собственный кулер стоимостью 8500 рублей, в т. ч. НДС 18% 1296,61 руб. За бутыли, в которых вода будет поступать в офис, договором поставки предусмотрено внесение залоговой стоимости в размере 50 рублей за каждую единицу.
Бухгалтерские проводки по хозяйственным операциям в бухгалтерском учете фирмы
Дт 10.09 Кт 60
7203,39 рубля – поступление приобретенного кулера от поставщика.
Дт 19.03 Кт 60
1296,61 – принят входной НДС.
Дт 60 Кт 51
8500 руб. – стоимость кулера была переведена на расчетный счет продавца.
Дт 20 Кт 10.09
7203,39 руб. – актив введен в эксплуатацию.
Дт 68 Кт 19.03
1296,61 – НДС принят к вычету.
Дт 60 Кт 51
400 рублей – внесено обеспечение возврата тары.
Дт 009
400 – отображение залога на забалансовом счете.
Дт 10.04 Кт 60
400 рублей – оприходованы бутыли по залоговой стоимости.
Примечание от автора! В бухгалтерском учете компании возвратная тара может быть оприходована по залоговой стоимости или цене, указанной в закрывающих документах поставщика.
Дт 10.01 Кт 60
908,48 руб. – оприходована поступившая на склад питьевая вода.
Дт 19.03 Кт 60
163,52 руб. – учтен НДС от поставщика.
Дт 60 Кт 50
1072 рубля – оплата за воду осуществляется наличными.
Дт 20 Кт 10.01
908,48 – списание закупленной воды на расходы ООО «Спутник».
Дт 68 Кт 19.03
163,52 – НДС принят к вычету.
Виктор Степанов, 2018-08-24
Бухгалтерский учет воды, кофе, чая, конфет на предприятии
Стоимость воды — 6000 руб. (в том числе НДС 1000 руб.).
По условиям трудовых договоров, заключенных с сотрудниками, фирма обязана предоставлять им воду. Водопроводная вода не соответствует требованиям к ее качеству, определенному в договорах. Это подтверждается справкой Госкомсанэпиднадзора.
При покупке и списании воды бухгалтер фирмы сделал проводки:
Дебет 20 Кредит 60
- 5000 руб. (6000 — 1000) — стоимость воды включена в состав расходов по обычным видам деятельности;
Дебет 19 Кредит 60
- 1000 руб. — учтена сумма НДС по воде;
Дебет 60 Кредит 51
- 6000 руб. — оплачена вода поставщику;
Дебет 68 Кредит 19
- 1000 руб. — сумма НДС по воде принята к вычету.
Расходы на покупку питьевой воды (6000 руб.) уменьшают налогооблагаемую прибыль «Актива».
Вычеты НДС заявляйте как обычно
Возможность вычета зависит от того, облагается ли НДС ваша деятельность:
- облагается, то входной налог по самому кулеру, по затратам на его доставку и установку, по суммам арендной платы, а также по стоимости фильтров, бутылей и воды принимайте к вычету полностью на основании счетов-факту р подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ ;
- не облагается, то налог включайте в стоимость имущества, работ и в суммы арендной плат ы подп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ ;
- вы ведете как облагаемую, так и не облагаемую НДС деятельность и не можете применить правило «пяти процентов», то часть входного НДС вы вправе принять к вычету, а часть должны включить в стоимость имущества (арендной платы). Входной налог распределяется пропорционально выручке от облагаемых и необлагаемых операци й пп. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ .
Расходы на благоустройство труда
Чтобы сотрудникам хорошо работалось на своих местах, работодателям приходится нести расходы. Во-первых, существуют противопожарные, санитарные и иные требования, которые необходимо соблюдать. Во-вторых, многие работодатели не ограничиваются минимумом, а покупают для сотрудников кулеры с питьевой водой, вентиляторы, обогреватели, кондиционеры и иную технику. Можно ли принять к учету соответствующие расходы?
К сожалению, Минфин России опять дает отрицательный ответ. В Письме от 26 января 2007 г. N 03-11-04/2/19 финансисты запретили «упрощенцам» учитывать расходы на питьевую воду и обогреватели. Причина та же самая — отсутствие данных расходов в закрытом перечне.
Анализируя арбитражную практику, можно найти решения судов в пользу налогоплательщиков (например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 6 октября 2008 г. N Ф09-7032/08-С3, где речь идет опять же о питьевой воде). Но помогут ли служители Фемиды любой фирме, неизвестно. А если налогоплательщик, применяющий УСН, решит списать затраты на приобретение товаров для благоустройства рабочих мест, то споров с инспекцией по-любому не избежать.
Как расходы на питьевую воду отразить в налоговом учете
В настоящее время ФНС фактически перестала возражать на то, что расходы компании на обеспечение питьевой водой своих работников, уменьшают базу для налога на прибыль. Этому есть следующие подтверждения.
Это конечно же пп.7 п.1 ст.264 НК РФ, где прямо сказано, что к прочим производственным расходам относятся затраты на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности.
К сожалению, указанная статья не имеет перечня мер, относящихся к обеспечению нормальных условий работы. Если обратиться к ТК РФ, то в ст.163 ТК РФ есть список мер, по нормализации рабочих мест. Но конкретно про чистую воду там ничего не сказано
Хотя по логике ее покупка – это мероприятие, дающее людям возможность нормально трудиться. Это удовлетворение их естественных нужд.
С этой нехитрой логикой согласен и Минфин. В своих письмах от 10.08.2012 N 03-03-06/1/401 и от 17.08.2012 N 03-03-06/2/89 министерство разрешает предприятиям и организациям приплюсовывать траты на кулер, баклажки с жидкостью и прочее подобное оборудование к расходам, уменьшающим налоговую базу.
Существует еще приказ Минздравсоцразвития России от 01.03.2012 г. № 181н. И вот в нем-то как раз покупка кулера иди другого оборудования для питья считается мерой для улучшения рабочих мест и обеспечения безопасности труда.
Поэтому списание аппаратов для воды в расходы, снижающие прибыль, вполне правомерно. Но делать это необязательно, все зависит о того, что прописано у вас в учетной политике.
Вычеты НДС заявляйте как обычно
Возможность вычета зависит от того, облагается ли НДС ваша деятельность:
- облагается, то входной налог по самому кулеру, по затратам на его доставку и установку, по суммам арендной платы, а также по стоимости фильтров, бутылей и воды принимайте к вычету полностью на основании счетов-фактурподп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ;
- не облагается, то налог включайте в стоимость имущества, работ и в суммы арендной платыподп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ;
- вы ведете как облагаемую, так и не облагаемую НДС деятельность и не можете применить правило «пяти процентов», то часть входного НДС вы вправе принять к вычету, а часть должны включить в стоимость имущества (арендной платы). Входной налог распределяется пропорционально выручке от облагаемых и необлагаемых операцийпп. 4, 4.1 ст. 170 НК РФ.
Учтите: если по условиям договора вы должны возвращать бутыли поставщику, НДС с их цены он вам не должен предъявлятьп. 7 ст. 154 НК РФ.
Начислять НДС со стоимости потребленной работниками воды не нужно. Ведь вы не передаете воду бесплатно в собственность сотрудникам, а исполняете обязанность по улучшению условий и охране трудап. 1 ст. 39, подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.
Как учесть расходы на чай и кофе для сотрудников
Вопрос: Как отнести на расходы, учитываемые при налогообложении, расходы на приобретение питьевой воды, чай, кофе, сахар и т.д. (УСН 15%)?Вид деятельности — 93.02 «Предоставление парикмахерских услуг и услуг салонов красоты». В данном виде деятельности давно уже является нормой и обязательным условием успеха у Клиентов наличие кофемашины и чистой питьевой воды из кулера.
Внимание
Можно ли их учесть в составе расходов, издав внутренний Приказ о стандарте приема Клиентов?Ответ: Мнение контролеров, к сожалению, в данном вопросе однозначно: учитывать в расходах питьевую воду, чай, кофе и подобные сопутствующие товары нельзя. Обычно рассматриваемые ситуации касаются использования подобных товаров самими работниками фирмы.